Dicas aos amigos empresários e administradores de empresas

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Christian Barbosa, especialista em produtividade, dá dicas práticas para quem quer fazer reuniões rápidas e eficientes.

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Passos simples para sua reunião funcionar

O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco. Reuniões sem foco levam a equipe a perder tempo, falhar na execução de suas prioridades e a reclamar da falta de tempo para fazer o que realmente precisa. A necessidade de se sentir valorizado é, sem dúvida, uma grande fonte de reuniões desnecessárias. Muitas vezes o líder já sabe qual solução quer dar a um problema, mas prefere fazer isso em público e receber o reconhecimento de seus pares.

Antes de fazer a próxima reunião, veja se essas 5 dicas podem ajudar:

1 –Tenha o objetivo e pauta visíveis

Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

2 –Use um cronômetro

Na 25 de março existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.

3 – Conduza a reunião

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as idéias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.

4 – Não trabalhe na reunião

Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

5 –Envie um e-mail de fechamento

Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais idéias e ações definidas.

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